Рекомендации СМК по разделу 4.2 «Управление документацией»

Предварительным этапом разработки СМК  по разделу «Управление документацией» стандарта ISO 9001 должно быть проведение общего анализа и оценки фактического состояния и актуальности всей используемой документации и данных, а также действующей системы документирования, документооборота, делопроизводства.

Должны быть собраны и систематизированы, в частности, следующие виды документов предприятия:

• положения о подразделениях, службах;
• должностные инструкции;
• стандарты предприятия;
• производственные, технологические и другие инструкции;
• описания процессов, блок-схемы производства;
• конструкторская документация (перечень видов этих документов);
• технологическая документация (перечень видов этих документов);
• документы, регламентирующие методы контроля и испытаний продукции;
• документация на производственное и другое оборудование (перечень);
• документация на средства измерений и испытаний, их метрологическое обеспечение (перечни);
• программное обеспечение, базы данных, банки данных;
• документы на персонал;
• договорные документы;
• внешние нормативные и законодательные документы;
• официально действующие планы, графики, программы (например, график ППР, план подготовки персонала, график поверок измерительных средств, план закупок сырья, план производства);
• рабочие списки - например, список выпускаемой продукции, предоставляемых услуг, прайс-лист, остатки готовой продукции на складе, действующие контракты, закупаемые материалы и комплектующие, поставщики и субподрядчики, штатное расписание;
• журналы, регистрационные книги;
• формы, бланки, формуляры, отчетные и протокольные документы.

По ходу разработки СМК в отношении документации необходимо выполнить следующее:

Проверить состояние и полноту технологической и другой используемой (действующей) технической, рабочей, производственной документации – составить ее описи (перечни).

Собрать по одному экземпляру всех имеющихся на предприятии организационно-распорядительных документов (положений, инструкций, методик, СТП и т.п.) и составить их опись (составить перечень).

Определить общую структуру документации СМК (руководство по качеству, методические документы, планы, списки, протокольные документы) – см. Пирамиду документации.

Составить систематизированный перечень всех видов документов, используемых на предприятии (как внутреннего, так и внешнего происхождения).

Установить систему обозначения (кодирования) документов предприятия.

Обеспечить, чтобы все документы имели необходимые идентификационные признаки (например: название, обозначение, принадлежность, дата введения, номер редакции, номер страницы, общее количество листов).

Составить список всех используемых внутри предприятия журналов регистрации, книг учета и т.п. с указанием ответственных за их ведение.

Собрать по одному экземпляру и составить список всех используемых на предприятии форм, бланков и др. протокольных документов (записей).

Создать фонд действующих государственных (действующих) стандартов, других НД и правовых актов, на соответствие которым выполняются работы, производится продукция, предоставляются услуги.

Обеспечить учет и контроль используемых на предприятии КД, ТД, а также НД (стандартов), их своевременную актуализацию, установить правила выдачи, хранения, внесения изменений.

Если имеется АСУП или, возможно, более простая компьютерная система учета, обработки и передачи информации и данных, связанных с производственной деятельностью, то необходимо дать ее пользовательское описание с указанием всех выполняемых функций и правами доступа, полномочий в отношении ввода и чтения данных.

Следует описать все данные и виды документов, оформляемых в электронном виде (компьютерные формы).

Предусмотреть и обеспечить защиту компьютерных данных (архивное копирование, антивирусные проверки).

Разработать комплект методик (процедур, инструкций) по управлению всеми видами документов, протоколов (записей) и электронных данных.