CERTICOM    
 

Бир С. Мозг фирмы

Часть 2. Разработка модели

Нашей целью будет построение модели любой жизнеспособной организации. Фирма представляет собой нечто органическое, намеренное выжить, и я называю ее жизнеспособной системой.
Во второй части книги в основу создания модели управления любой жизнеспособной системы положена кибернетика.

Системы — автономно обеспечивают регулирование внутренней стабильности, но организм нуждается также в поддержании динамического равновесия с внешним миром. Более того, если он должен противостоять изменениям и растущей сложности, о которых говорилось в первой части, то он должен обладать системами возбуждения и адаптации.

Нам нужна организационная схема любого сорта, на которой было бы показано, как одна часть фирмы связана с другой, т. е. составленная с главной целью показать, как в ней распределена ответственность. Поскольку "часть" означает нечто меньше целого, мы получим набор таких организационных схем. На первой показаны главные части организации, а на последующих схемах — менее важные, так, чтобы были отражены детали вплоть (если необходимо) до отдельного человека на самом нижнем уровне организации. Такие схемы иногда сопровождают (но чаще всего нет) детальным описанием функций или обязанностей людей с тем, чтобы показать, как все это работает в целом. Таким образом, эти схемы вскрывают анатомию управления, а описание работ — его физиологию.
Управление предприятием представляет собой нечто большее, чем взаимодействие высшего руководства. Оно обязано иметь дело с информацией такого масштаба и сложности, которые превышают возможности высших руководителей ее воспринимать и интерпретировать.
Следовательно, управление должно основываться на знании структуры информационного потока, методов обработки информации, ее сжатия. Сегодня созданы возможности лучше справляться с информацией, чем может человек, которые привели к тому, что управляющий перестал быть единственным, решающим сложные вопросы управления. Он должен передавать их электронному компьютеру так же, как в прошлом он делегировал часть своих полномочий другим, тем самым доверяя их людям, более знающим, чем он, но своим подчиненным. Он должен организовать фирму так, чтобы она могла стать компьютеризованной.

Кибернетическое изучение в действительности проводится пyтeм сpaвнeния модeлeй cлoжныx систем друг с другом и определения управленческих функций, которые выглядят как близкие, общие для всех. Такие инвариантные характеристики, как и сами законы управления, конечно, существуют. Ими можно воспользоваться при разработке любого управляющего механизма для любой системы. Фирма на самом деле саморегулируется многими путями на низших уровнях. С точки зрения высшего руководства внутренняя система управления работает и не требует его внимания по крайней мере в нормальных условиях. (Гл.6)

Первая задача — проверить информацию, идущую наверх, посмотреть, соответствует ли она требованиям данного уровня. Если это так, то происходят две вещи. Во-первых, предпринимаются управляющие действия, т. е. информация направляется обратно по центральным осям для получения реакции организма. Во-вторых, модифицированная версия информации, которая теперь была обработана (модификация включает присоединение "метки", означающей, что она вторично была обработана), направляется наверх.

Если, с другой стороны, специализированный компьютер не полномочен надлежащим образом предпринять командные действия, то возникает альтернатива: пропускать информацию дальше нетронутой или пропускать ее, но отфильтровывать по мере поступления. Тогда мы можем определить фильтр как устройство для уменьшения разнообразия, сводящее многое к одному. В таком случае фильтр должен либо подавить некоторую часть информации полностью, объявив ее "шумом" (т. е. не относящейся к делу), либо он должен как-то перекомбинировать информацию так, чтобы только одно сообщение передавалось далее, когда несколько сообщений поступило на его вход.
Фильтрация второго вида похожа на усвоение тысячи цифр, их сложение, деление на общее их число и передачу дальше среднего арифметического значения. Именно эта единственная цифра выполняет роль всех других. Могут сказать, что, поступая таким образом, фильтр одновременно подавляет информацию. Например, "распределение" поступающей первичной тысячи цифр не передается их средней арифметической. Конечно, может так случиться, что важно именно одно это среднее значение. Но, конечно, может быть и по-другому. Предположим, что любой большой поток входящих данных, поступающих из источника, статистически распределен по специфическому закону (скажем, гауссовское, или нормальное распределение). Тогда, передавая среднее значение цифр данного примера и их отклонения (как меру распределения), мы сохраняем все, что считается важным для характеристики поступающего потока. Две цифры вместо тысячи — это звучит эффектно. Но предположим, что эта тысяча цифр не имеет случайного распределения во времени: они могут отражать некоторую тенденцию. В таком случае, если важно отразить временные отклонения, фильтр должен передать большее число цифр. Они должны показать характер отклонений, или амплитуду и частоту регулярной волны. Таким образом, фильтр, как и модель, должен соответствовать своему назначению. Если он ему соответствует, то может быть получена большая экономия информационного потока. Фильтр уменьшает разнообразие. Мы не должны рассматривать фильтр просто как средство подавления, где большое число данных задерживается или сводится к меньшему их числу. Он может быть и помощником, если пропускает дальше только определенного вида информацию и задерживает или подавляет другие.

Мы располагаем центральными командными осями и специализированными управляющими устройствами, входящими в их состав, все они должны выполнять три функции:
1. Проверьте поступающие данные и определите те из них, по которым надлежит принять управляющие команды; примите решения и пошлите далее поступившую информацию, соответственно модифицировав ее.
2. Проверьте и обнаружьте любые данные, которые должны быть отфильтрованы на данном уровне, сжаты, усилены или ослаблены для передачи по восходящим каналам.
3. Сохраняйте записи о таких передачах на случай уточнения деталей.

Мы, конечно, можем обнаружить центральную командную ось во всякой фирме и, более того, можем ее определить, назвав людей и выполняемые ими процедуры. Если процедуры автоматизированы, мы получим аналог спинного мозга, собирающего информацию и предпринимающего действия на нижнем уровне по боковым командным осям. Идущая вверх информация обязательно достигнет центрального компьютера фирмы, в то время как часть системы потребуется для объединения действий всех подразделений фирмы и их функций. Эта часть системы станет аналогом основания мозга, но будет и часть системы, соответствующая коре головного мозга, в которой роль сознания играет высшее руководство. Между этими двумя частями будет производиться сортировка, переключение и направление сигналов, аналогичное деятельности промежуточного мозга и базального ядра. Специализированный компьютер, который соединяет третий уровень (основание мозга) с пятым (кора головного мозга), представляет собой то, что управляющие называют административными функциями.

Для высшего руководства фирмы не столько важны "факты", сколько то, как они "представлены", а момент для их представления подчас правит решением даже самых важных и всесторонне подготовленных вопросов. Так же как кора головного мозга не находится в прямом контакте с периферийными событиями, а получает только те данные (и в такой форме), которые представляют ей нижние уровни, так и высшее руководство, как предполагается, должно быть изолировано от текущих событий.
Как в промышленности, так и в правительственных учреждениях служебное положение не отражает фактической его власти. Административные работники маскируются, выдавая себя за ничто. Это обман. Однако довольно часто этого не понимают высшие руководители, которые не редко недооценивают роли своих административных работников.

Теперь мы должны вернуться к самому нижнему из пяти уровней управления: сбору данных и их первичной обработке (система 1). Организм человека подобно фирме оснащен рецепторами — устройствами, регистрирующими информацию. Часть ее касается внешнего мира и принимается экстероцепторами — т.е. рецепторами, настроенными на внешнюю среду. Внутренние датчики собирают данные, относящиеся к внутреннему состоянию фирмы. (Гл.7)

Если мы говорим об автономии в человеческом организме или фирме, то имеем в виду, что та или иная ее часть или определенная функция сама отвечает за ее регулирование. Необходимо, чтобы крупные части любой такой сложной организации работали фактически автономно. Если бы каждый аспект деятельности фирмы, каждое малое решение доводились до верхнего уровня и продумывались им, то работа в такой фирме быстро пошла бы на спад вплоть до полной остановки. С точки зрения всего организма, будь то человек или фирма, автономные функции весьма важны для поддержания устойчивого внутреннего состояния.

Какими бы ни были причины нарушения баланса внутреннего состояния системы, автоматическое управляющее устройство должно исправить положение. Прежде всего необходимо обнаружить изменение; рецепторы должны изменить свое состояние и превратить сигналы об изменении в афферентные импульсы. Они попадут в управляющий центр, будут так или иначе оценены, после чего необходимые коррективы будут введены, а затем реализованы с помощью двигательной части системы. Это называется автономным рефлексом. В предпринимательстве такая функция относится к задачам среднего звена руководства.
В случае автономного рефлекса корректирующее действие фактически не может быть достигнуто в одном месте без учета его влияния на другие последующие действия. Управляющие на высшем и расположенных ниже его по линии иерархии уровнях центральной командной оси будут влиять на эти кажущиеся местными решениями, либо, по крайней мере, нуждаться в том, чтобы о них знать. Главный канал связи, по которому вверх и вниз как по центральной оси идут команды, используется для внутренней увязки деятельности различных подразделений, а также их деятельности в рамках общего плана.

Деятельность автономно управляемых частей организации тоже должна управляться двумя хозяевами. Они должны различаться морфологически и биохимически. Они антагонистичны друг другу по своему влиянию, а "уравновешивание" влияния одного и другого обеспечивает (по крайней мере какой-то один) баланс, требуемый для достижения устойчивого внутреннего состояния. Тогда, что бы нам ни говорили ученые мужи исходя из теории организации промышленности, точно такая ситуация возникает на практике. "Один человек — один начальник" — это лозунг, "один вид деятельности — одно руководящее лицо" — это теория. Практика промышленности весьма далека от этого — стабильность поддерживается проверкой и перепроверкой. В технике, например, не так уж часто встречается наличие двух центров, управляющих той или иной деятельностью, один из которых стремится ее стимулировать, а другой сдерживать. Совершенно нормально для администрации (в отличие от заверения некоторых учебников) обнаружить, что управление некоторыми функциями, важными для данного дела, является областью ответственности не одного руководителя, а двух. Теоретики скажут, что это неверно, и будут продолжать искать объяснения своему требованию в "политике корпорации"; они попытаются так организовать управление, чтобы власть сосредоточилась в одном центре. Но они ошибаются — пара центров с разными тенденциями может оказаться необходимостью, как следствие создания системы управления, которую нельзя точно описать. (Гл.8)

Когда фирма вырастает до известного предела, теряются близкие отношения между людьми, выглядевшие как партнерство. У людей просто не остается столько времени, сколько его требуется согласно теории информации, чтобы добиться полной гармонии их взаимоотношений. Жизнеспособный организм работает как интегрированное целое. Типичное предприятие интегрируется слишком поздно и слишком мало. Как в мелких фирмах вследствие разделения производства, сбыта и других функций наблюдаются противоречивые устремления и противоречивые взгляды на внешний мир, так и в компаниях, объединенных в гигантские корпорации, будут наблюдаться противоречивые точки зрения. Если мы рассматриваем гигантскую корпорацию как жизнеспособную единицу, то только главное правление корпорации играет роль ее сознания. Правления входящих в нее компаний, с точки зрения главного правления компании, являются центрами автономной деятельности. Однако это не мешает нам перемещаться по филиалам фирмы и рассматривать их тоже как жизнеспособные организмы. Мне приходилось видеть, когда одно из подразделений фирмы становилось настолько эффективным, что этим серьезно нарушался весь баланс организации, в результате чего это одно подразделение фактически командовало фирмой.

Стоит предпринять огромные усилия, чтобы прорваться через барьер, на котором написано "сейчас", с тем чтобы управляющие занимались тем, чем можно управлять, а именно — будущим, каким бы близким оно не было. Это лучше, чем изучать сведения о том, чего уже нельзя исправить, а именно — прошлым, даже если оно свершилось минуту назад. Конечно, прошлое учит, но на него нельзя повлиять.
Должен быть первичный план. Должно быть постоянное уточнение плана по центральной командной оси, иначе план не будет рассчитан на удовлетворение нужд организма в целом. Должно быть немедленное осознание отображения действительного положения дел; в противном случае вводится задержка времени, которая (как свидетельствуют модели автоматического управления) может привести к неуправляемым колебаниям в рефлекторной петле. Наконец, должен быть предусмотрен способ командования нашим отделением, который бы модернизировал его план в соответствии с любыми возникающими трудностями.

Система 2 существует для того, чтобы обеспечивать взаимодействие между составляющими системы 1 всеми отделениями. Система 2 контролирует стабильность внутренней обстановки на фирме и делает это, обеспечивая обратную связь. Каждый орган тела, который мы назвали отделением фирмы, был бы изолирован по горизонтальной оси, если бы не было организовано так, что управляющий орган создает набор связанных друг с другом контрольных устройств, который мы и называем системой 2.
Но сама система 2 работала бы бесцельно, если бы не обменивалась информацией и не управлялась с более высокого уровня — системой 3. Та же информация будет поступать вверх по симпатическому стволу и попадет в центр управления другим путем. Стимулирующая обратная связь осуществляется здесь так, что образуется петля, возбуждающая деятельность, направленную на удовлетворение требований высшего руководства. Эти сведения поступят также в центр управления системы 3.
Результатом должно стать приглушение активности во имя безопасности фирмы путем срабатывания цепи сдерживания. Таким образом, дело этой автономной системы в целом сбалансировать возбуждающие и сдерживающие стимулы так, чтобы создать общую внутреннюю стабильность.
Конечно, теперь обязанность системы 3 сообщить об этом наверх через систему 4 в систему 5 — туда, где формировались планы. К примеру, правление (система 5) обдумало важность информации, которой оно располагает, и сформулировало план действий: скажем, существенно увеличить нагрузку в фирме. Это дело системы 5, подпитываемой всей доступной информацией, поступающей от внешних и внутренних рецепторов через систему где была проведена соответствующая ее обработка. Система 4 далее рассортировывает решения высшего руководства и передает соответствующие команды вниз по вертикальным и горизонтальным осям. Система 3 автономно попытается следить за выполнением принятого плана. До тех пор пока выполнение решения правления будет казаться возможным в пределах физиологических ограничений, система 3 будет выполнять свою задачу, постоянно докладывая наверх. Если в конце концов выяснится, что план выполнить нельзя, дело за правлением умерить свои первоначальные замыслы.

Во всех случаях подобной деятельности фирмы с ее пятиуровневой иерархией управления можно постоянно наблюдать наличие противоречий между внутренней и внешней мотивировками. Если внутренняя мотивировка примерно совпадает с производственными возможностями, а сбыт соответствует внешним требованиям, то все хорошо. Здесь явно видны два критерия в действии: один — добиваться стабильности внутренней обстановки, а другой — стабильности взаимодействия с внешней обстановкой. Иначе говоря, начальник производства стремится максимально использовать производственные возможности, а начальник сбыта, разумеется, удовлетворить своих клиентов. С точки зрения начальника производства, задача в том, чтобы выполнить указания самым легким путем, самым сбалансированным образом, и тем самым обеспечить минимум себестоимости и максимум производительности при заданных финансовых, материальных и человеческих ресурсах. Начальник же сбыта в принципе готов создать сколь угодно напряженную внутреннюю обстановку, чтобы извлечь максимальную прибыль или открыть выгодный рынок. Главная задача управления фирмой, если касаться только ее текущей деятельности, сводится к согласованию этих двух целей.

Как я считаю, можно разработать пятиуровневую иерархическую систему на базе аналоговых и цифровых машин совместно с командными и следящими за событиями программами, которые бы обеспечивали любой фирме успешное начало для создания специфической для каждой (как это и должно быть) ее собственной системы управления. (Гл.9)

Мы остановились на том, что внутренняя стабильность организма обеспечивается тремя системами самого нижнего уровня, функционирование которых, с точки зрения управления, можно охарактеризовать одним словом — автономная работа. А эта глава посвящена системе 4 как главному механизму, связывающему волевое и автономное управление. Этот механизм является важнейшим переключателем во всей организации. Намного раньше мы показали, что согласно одной из теорем теории информации требуется большая мощность каналов связи, а не разнообразие системы входа.

Короче говоря, с точки зрения фирмы именно система 3 является естественным управляющим во время сна или при отсутствии управления. Она полностью сосредоточена на том, что происходит на нижних уровнях, на всем, что должно выполняться автономно. Но ее собственный управляющий, направляющий информацию наверх, в основном подает сигналы подавления. Если бы это было не так, то высшие уровни управления были бы завалены информацией о большом пальце ноги и подобными сведениями, совершенно ненужными с точки зрения стратегии и политики организации. Результатом передачи власти автономным подразделениям, даже когда они децентрализованы в структуре корпорации, являются неосведомленность и благодушие. Многие директора фирм, премьер-министры, президенты и диктаторы обнаруживали себя находящимися в уютном коконе, отрезанными от всякой разумной деятельности. Организм счастливо работает сам по себе, власти делают каждая свое, а дело их в целом спит. Весьма полезно, как мне представляется, рассматривать такую ситуацию как естественное положение дел. Этим я хочу сказать, что с организмом все в порядке, за исключением того, что он спит; проблема, следовательно, в том, чтобы его разбудить, т.е. возбудить или заставить действовать. Если мы представим организм (тело человека или фирму) сверху донизу, то "естественным положением дел" будет его энергичная деятельность. Решить, как предотвратить разнос автономной системы в результате повышения ее активности, концептуально более трудная задача.

Таким образом наш самый важный из всех переключателей (система 4) выполняет действительно большое число обязанностей. Он расположен прямо на вертикальной командной оси, связывающей думающую "палату" всего организма с его составляющими частями, и образует разветвленный набор алгедонодов (эвристических командных узлов более высокого системного уровня), включение которых обеспечивает передачу вниз всех волевых требований мозга. В равной мере он включает каналы для направления вверх всей информации, требуемой коре головного мозга для управления телом, в том числе той, которая соответствующим образом (отфильтрованная) представляет автономные функции, командование которыми осуществляется на нижних уровнях. Далее он получает все данные о состоянии окружающей среды от всех возможных сенсоров, отфильтровывает их и распределяет релевантную информацию как вверх, так и вниз для использования ее другими управляющими устройствами.

Теперь мы можем задаться вопросом о том, как в действительности работает система передачи информации наверх. Нетрудно представить себе формальный управленческий аналог параллельно действующей системы каналов передачи сведений вверх: для этого необходимо отделить часть информации, "докладывающей" о состоянии организма, и обрабатывать эти данные в специальных фильтрах, пропускающих статистически важные сведения, как об этом говорилось выше. Вместо того чтобы собирать общую информацию о деятельности различных частей фирмы и обобщать ее с целью упрощения представления для высшего руководства о состоянии дел фирмы, следует проявлять весьма высокую избирательность. Но система передачи сведений наверх, основываясь на теории вероятности, должна измерять статистические отклонения как источники неприятностей, где бы они ни возникали. Синапсы должны тогда передавать такие данные дальше, действуя как алгедонод до тех пор, пока система 4 не сработает как важнейший переключатель с тем, чтобы привлечь внимание соответствующих людей или органов руководства.

Однако когда большой угрозы нет, могут потребоваться месяцы для того, чтобы сработал механизм алгедонического характера приведения в действие руководства фирм или правительственных органов. Но в большинстве случаев будет уже поздно, и, кроме того, нужны формальные процедуры для изменения ситуации. Это подтверждает существование системы возбуждения в управлении, но порог ее срабатывания установлен так высоко, что она срабатывает только при чрезвычайных обстоятельствах и тогда, когда они плохо или благополучно закончились. В большинстве случаев система 4 находится в плачевном состоянии из-за отсутствия понимания ее необходимости и того, что она должна делать, а также вследствие непонимания возможностей современной науки управления и вычислительной техники. (гл.10)


© Сертиком,
2006-2012
Главная | Предлагаемые услуги | Системно-процессное управление | Практические рекомендации - ISO 9001 | Полезная информация | НАССР - пищевая отрасль | О сертификации | Наши клиенты | Интересные сайты |