CERTICOM    
 

Записи, протоколы качества - мнения аудиторов

Проблемная ситуация: Аудиторы, проводившие проверку системы менеджмента каечства, определили как несоответствие следующее: "В процедуре к записям отнесены все документы, обращающиеся на предприятии, тогда как в ИСО 9001 предполагается выделение и отнесение к записям только документов, имеющих отношение к качеству".

ВОПРОС. Правомерно ли считать отмеченное аудитором обстоятельство несоответствием, и если - да, то какими должны быть действия по его устранению?

 

ОТВЕТ Т.Э. Болотиной

Согласно п. 3.7.6 ИСО 9000, "запись - это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности", а согласно п. 3.7.2 "документ - это информация и соответствующий носитель". Следовательно, записи являются документами, но понятие "документ" гораздо шире и включает помимо записей и другие виды, например, нормативно-техническую документацию. Поэтому, отнесение к записям "всех документов, обращающихся на предприятии" правомерно считать несоответствием. Такое отнесение, скорее всего, приведет к ошибкам в применяемых процедурах управления записями и другими видами документов.

Что касается замечания в формулировке несоответствия, что "в ИСО 9001 предполагается выделение и отнесение к записям только документов, имеющих отношение к качеству", то эта ссылка на стандарт, мягко говоря, некорректна. Понятие "документы, имеющие отношение к качеству" в стандартах ISO серии 9000:2000 не используется, в отличие от версии 1994 г., где вместо термина "записи" применяется термин "данные о качестве".

Выделить в СМК, а, следовательно, исключить из процедуры управления какие-то записи, не относящиеся к качеству, нецелесообразно по двум причинам. Во-первых, критерий сортировки размыт: сложно определить те записи о достигнутых результатах или содержащие свидетельства осуществленной деятельности, которые в той или иной мере не характеризовали бы качество продукции, процессов и СМК. Во-вторых, на предприятии должна быть упорядочена работа со всеми записями, и создание параллельной процедуры просто не отвечает здравому смыслу.

Исходя из вышеизложенного, принять первую часть формулировки как несоответствие необходимо, вторая же часть несоответствия, применяемая как доказательная база, некорректна.

В качестве корректирующего действия необходимо:

 взять за критерий отнесения к записям определение термина, приведенного в ИСО 9000;

 разделить документы предприятия согласно этому критерию;

 внести соответствующие изменения в процедуру управления записями (и может быть в процедуру управления документацией);

 внедрить изменения в практику работы.

 

ОТВЕТ В.А. Качалова

Как видно из описания ситуации, свидетельством аудита является наличие широкого круга документов, отнесенных организацией к записям по качеству, при этом, по мнению аудиторов, многие из них не имеют отношения к качеству. Вопрос, следовательно, заключается в том, нарушено ли при этом какое-либо требование стандарта ISO 9001:2008.

В пп. 4.2.4 стандарта ISO 9001 в разделе 4.2.4 указано, чтобы "были определены, велись и сохранялись записи для предоставления доказательств соответствия требованиям и результативного функционирования системы менеджмента качества". При этом объем (набор) записей стандарт не устанавливает, требуя лишь, чтобы:

 в число записей вошли в обязательном порядке записи, требуемые самим стандартом (пп. 4.2.1 (е));

 управление записями осуществлялось на основе документированной процедуры, охватывающей требования пп. 4.2.4.

Из этого следует, что право отнесения той или иной записи к категории "записей по качеству" предоставлено самой организации (за исключением указанных выше обязательных записей). Само же по себе включение какой-то записи в категорию "записей по качеству" означает для организации лишь одно: она добровольно приняла решение осуществлять управление такой записью по правилам, установленным в соответствующей документированной процедуре СМК. Из этого следует, что В ПРИНЦИПЕ организация может включить в категорию "записей по качеству" ВСЕ СВОИ ЗАПИСИ. Само по себе это не является несоответствием требованиям стандарта ISO 9001, так как в этом стандарте НЕ СОДЕРЖИТСЯ НИКАКОГО требования на этот счет.

Другое дело, если бы аудиторы выявили случаи несоблюдения установленного порядка ведения записей, включенных в перечень "записей по качеству" дополнительно, но это - совсем другая коллизия.

Заключение. Несоответствие зафиксировано необоснованно. В стандарте ISO 9001 требуется, чтобы в число записей по качеству вошли как минимум записи, установленные самим стандартом, включение же других записей в категорию "записи по качеству" и управление ими в соответствии с одной и той же документированной процедурой - право самой организации. При этом НИКАКОЕ ТРЕБОВАНИЕ стандарта ISO 9001 НЕ НАРУШАЕТСЯ.

 

Ответ Р.В. Степанова

Для рассмотрения данной ситуации необходимо, в первую очередь, рассмотреть три вопроса.

1. "Запись - это документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности" (пп. 3.7.6 стандарта ISO 9000), а "документ - это информация и соответствующий носитель.  Примеры: записи, нормативная и техническая документация, процедурный документ, чертеж, отчет, стандарт" (пп. 3.7.2 стандарта ISO 9000). Требования по управлению документами СМК установлены в пп. 4.2.3 стандарта ISO 9001, а по управлению записями в пп. 4.2.4 стандарта ISO 9001.

Из формулировки несоответствия неясно, что подразумевал аудитор под всеми документами, обращающимися на предприятии - документы или записи, исходя из терминологии стандартов ISO серии 9000. Если речь идет именно о документах, то организация некорректно отнесла к записям, те виды документов, которые должны управляться согласно требованиям пп. 4.2.3 стандарта ISO 9001.

2. В стандарт ISO 9001 не содержится требований об "управлении записями, имеющими отношение к качеству". В пп. 4.2.4 стандарта ISO 9001 говорится о "записях, предоставляющих доказательства того, что СМК соответствует установленным требованиям и результативно функционирует". Таким образом, аудитор при регистрации несоответствия вольно интерпретировал формулировку стандарта, что конечно является неприемлемым.

3. Требования стандарта ISO 9001 могут быть использованы организацией и для других систем менеджмента, о чем сказано в п. 0.4 стандарта ISO 9001. Таким образом, организация вправе распространить требования стандарта и на другие системы менеджмента, в том числе и на вопросы управления "всеми документами, обращающимися на предприятии", при этом подразумевая под этими документами именно записи. Объем аудита с учетом заявленных критериев аудита (требования ИСО 9001) должен быть ограничен только теми вопросами, которые имеют отношение к функционированию СМК, и аудиторы не имеют права выставлять дополнительных требований, не связанных с критериями аудита. Характерным примером может быть ситуация, когда организация имеет интегрированную систему менеджмента (например, внедренную в соответствии с требованиями стандартов ISO 9001:2008, ISO 14001, OHSAS 18001), и процессы управления записями охватывают как записи, имеющие отношение к требованиям стандарта ISO 9001, так и требованиям других стандартов. Конечно, совершенно не целесообразным для организации будет наличие нескольких отдельных процедур управления записями в рамках каждой отдельной системы менеджмента, даже если по тем или иным причинам организация принимает решение сертифицировать только СМК. Несоответствие может быть зафиксировано только в том случае, если объем ведущихся записей в организации не обеспечивает предоставление "доказательства того, что СМК соответствует установленным требованиям и результативно функционирует" или не соблюдаются требования по управлению записями.

Заключение. Приведенная формулировка несоответствия некорректна, так как не содержит объективных доказательств невыполнения требований стандарта.


© Сертиком,
2006-2012
Главная | Предлагаемые услуги | Системно-процессное управление | Практические рекомендации - ISO 9001 | Полезная информация | НАССР - пищевая отрасль | О сертификации | Наши клиенты | Интересные сайты |